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办公室办会注意的几个小细节

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    办会是办公室的重要职能。根据个人经验,办公室在办会时,要特别注意以下几个小细节。
    桌签的摆放。桌签就是出席会议领导的“名片”,为了表示对领导的尊重,桌签必须放在领导的正前方,同时还可以起到遮挡讲话稿的作用。桌签摆放要本着“左上右下”的原则。主席台为单数时,主要领导的桌签放在正中央,根据其他与会领导的级别在主要领导的左右依次放置。
    示意图:
    4  2  主要领导  3  5
    主席台领导为单位数,摆放示意图。
    5  3  主要领导  2  4  6
    麦克风的摆放。参加一个会议时,发现会务组人员把麦克风放在了领导的正前方,这是不对的,因为麦克风放在领导正前方,就会挡住领导脸部。麦克风要放在领导的一侧,并尽量将话筒圧低,可以和领导衣服领口相平。会议开始之前,要对麦克风进行调试,音量要适中,避免会议期间“炸间”问题。
    水杯和烟灰缸的摆放。要放在领导的右手的上方,以方便领导拿取,同时可以避免领导不慎将水杯碰到。为领导添加热水时,先将暖壶塞取下,一手拿暖壶,一手拿水杯,侧身为领导倒水,不能正对领导,这样可以不挡住领导视线,也避免热水溅出,烫伤领导。
    同时,在开会时,办公室工作人员必须坐在离主席台较近的座位上,以方便领导临时安排工作。


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