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秘书工作礼仪

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  一、握手
  1、握手时力度要适中,大家可以练练。太轻给人以轻视。太重,也不好。
  时间:在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。
  二、接待礼仪
  1、引导,要走在客人前面。上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶,不要走的太快。一步走两、三个台阶,有的客人尤其是女的,穿着小裙子,走不动,你一下迈两、三个台阶,她要在后面跑,才能跟上你,会累坏人家的。
  2、要让客人走楼梯的内侧。主人走外侧。所谓内侧是绕着中心的一侧。
  一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
  (二)主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给客人心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
  (三)接到客人后,应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。注意送名片的礼仪:
  1、当你与长者、尊者交换名片时,双手递上,身体可微微前倾,说一句“请多关照”。你想得到对方名片时,可以用请求的口吻说:“如果您方便的话,能否留张名片给我?”
  2、作为接名片的人,双手接过名片后,应仔细地看一遍,千万不要看也不看就放入口袋,也不要顺手往桌上扔。
  (四)迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而误事。
  (五)主人应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给客人,并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
  (六)将客人送到住地后,主人不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累,主人不宜久留,让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
  二、接待礼仪
  接待客人要注意以下几点。
  (一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。
  (二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换饮料。
  (三)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。
  1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。
  2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。
  3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,让客人先走出电梯。
  4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。
  (四)诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人,在招待尊贵客人时,茶具要特别讲究,倒茶有许多规矩,递茶也有许多讲究。
  三、乘车礼仪
  (一)小轿车。
  1、小轿车的座位,如有司机驾驶时,以后排右侧为首位,左侧次之,中间
  座位再次之,前坐右侧殿后,前排中间为末席。
  2、如果由主人亲自驾驶,以驾驶座右侧为首位,后排右侧次之,左侧再次之,而后排中间座为末席,前排中间座则不宜再安排客人。
  3、主人夫妇驾车时,则主人夫妇坐前座,客人夫妇坐后座,男士要服务于自己的夫人,宜开车门让夫人先上车,然后自己再上车。
  4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车,则应邀友人坐前座,友人之妇坐后座,或让友人夫妇都坐前座。
  5、主人亲自驾车,坐客只有一人,应坐在主人旁边。若同坐多人,中途坐前座的客人下车后,在后面坐的客人应改坐前座,此项礼节最易疏忽。
  6、女士登车不要一只先踏入车内,也不要爬进车里。需先站在座位边上,把身体降低,让臀部坐到位子上,再将双腿一起收进车里,双膝一定保持合并的姿势。
  (二)吉普车
  吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶,都应以前排右坐为尊,后排右侧次之,后排左侧为末席。上车时,后排位低者先上车,前排尊者后上。下车时前排客人先下,后排客人再下车。
  (三)旅行车
  我们在接待团体客人时,多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊,后排依次为小。其座位的尊卑,依每排右侧往左侧递减。

  办公室日常秘书礼仪
    1.电话礼仪在接听电话时,你所代表的是单位而不是个人,所以不仅要言语文明、音调适中,还要让对方能感受到你的微笑。同时,更不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录,包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等。
  2.迎送礼仪当客人来访时,应该主动从座位上站起来,引领客人进入会客厅或接待区,并为其送上饮品,如果是在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事。另外,接待客人要切记面带微笑。
  3.握手礼仪愉快的握手是坚定有力的,这能体现你的信心和热情,但不能太用力且时间过长。如果你的手上有污垢或者有水、汗,就不宜和别人握手了,但要主动向对方说明不握手的原因。
  4.名片礼仪递送名片时,应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容,使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。
  5.在办公室工作,服饰要与之协调,以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫;女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去,否则使内衣若隐若现很不雅观
  6.在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋,也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多,走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力,叮当作响的手镯也不宜戴。
  7.在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌,不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。"您好"、"早安"、"再会"之类的问候语要经常使用,不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号,而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用"先生"或其职务来称呼,最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。
  8.对在一起工作的女同事要尊重,不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女平等,一切按照社交中的女士优先原则去作未必会让女同事高兴。
  9.行为要多加检点。尽量不要在办公室里吸烟,更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或需要化妆,则应去专用的吸烟室或化妆间。若附近没有这类场所,则只好借助于洗手间。
  10.办公时间不要离开办公桌,看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起上司的不满。私人电话接起来没完没了会招致同事们的白眼,而坐在办公桌上办公或将腿整个翘上去的样子都是很难看的。11.要避免口衔香烟四处游荡,不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事,要首先报告给顶头上司,切莫委过或越级上告。在外国老板面前打同事们的小报告,常会被当作不务正业,弄不好会搞掉自己的饭碗。
  12.接待来访者要平等待人,而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和,面带笑容。绝不能粗声大气,或者以拳头砸桌子来加重语气。
  13.去别的办公室拜访同样要注意礼貌。一般需要事先联系,准时赴约,经过许可,方可入内。在别的办公室里,没有主人的提议,不能随便脱下外套,也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意,不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话,则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久,初次造访以20分钟左右为准。

  秘书接待工作
  (一)一般接待礼仪规范
  这是接待人员应共同遵守的基本礼仪规范,也是“窗口”接待的基本原则和要求。
  1.做到“五要”:
  一要仪容严整——接待人员要衣着整洁,精神饱满,举止端庄。
  二要态度和蔼——接待人员要诚恳、自然,认真听取对方谈话,不耍威风、摆架子。
  三要语言文明——接待人员一般应讲普通话,使用礼貌用语,语气谦和、客气,不讲粗话、脏话。
  四要讲究效率——对客人要求办理的事情,凡符合政策、法律,手续齐全的应及时办理,不能推诿、拖延。对不能解决的,要讲明原因,并及时转有关单位接待、解决。
  五要一视同仁——接待时应本着公平、公开的原则秉公办事,不循私情,不开“后门”,不应以地位、年龄、身份、生熟等区别对待。
  2.接待人员,要仪容整洁大方,举止从容端庄,不论来访客人是事先约好的,还是不约而来的,不论是常来的,还是生疏的,客人进门,接待人员要马上起立相迎。
  对事先约好的客人,接待人员要热情迎接。对事先未与领导约好的客人,一定要礼貌地询问姓名、身份,弄清其来访目的,待请示领导后根据领导要求迅速做出处理。不得直接让其去领导办公室或告诉其领导去向。
  如果客人要找的领导或其他人员不在,应妥善予以处理。若自己知道领导及有关人员在较短的时间内能够回来,可请客人坐下来等候,并送上茶水、饮料和报刊。客人等的时间较长时,应不断给客人倒开水,以免客人有被遗忘、被冷落的感觉。如果自己手头没有什么要紧的工作,也不防陪客人谈话。当客人表示没有时间等候时,可以问明客人来访的大致内容,待相关人员回来后转告。
  (二)迎送礼仪规范
  1.迎送的准备
  迎接来访的代表团,应事先了解对方的来访目的与要求,要确定来访人员的姓名、性别、年龄、身份、人数、职务、级别等,并以此确定迎送规格,安排相应的接待人员和食宿环境。一般来说,对上级主要领导的到来,要通知县委主要领导亲自出面迎送和陪同;兄弟单位负责同志的到来,可通知办公室主要领导或副职出面接待。食宿应根据其级别作相应的安排,规格既不宜过高,也不要过低。
  为了提前安排食宿和交通工具,应准确地了解掌握客人所乘交通工具的抵、离时间。
  2.迎送中的具体事项
  去机场、车站接送的人员,其职务可比对方低一级,同级领导可在宾馆迎候。迎接人员应在客人抵达之前到达机场、车站,如果客人是首次前来,互不认识,接待人员可事先制作特定的标志,如小旗或牌子等,让客人容易看到,以便主动前来接洽。
  在客人到达后,迎接的领导应上前握手,致以问候。相互介绍时,主人应将前来欢迎的人一一介绍给客人。安排接待人员时,应考虑周到,以相对固定为好,切忌随意更换。
  接待人员应及时将客人食宿安排等发到每个人手中,或通过对方的联络秘书转达,以便让客人心中有数。迎接身份高的客人,要事先在迎送地点安排贵宾休息室,客人抵达后,应稍作休息,再开展其他活动。
  客人离开时,主人可到住地或机场、车站等送行。直接去机场、车站送行时,应在客人登机(车、船)之前抵达,而且要留出足够时间保证客人办理有关手续。
  3.回赠礼品
  对重要客人,确实需要赠送礼品的,要请示有关领导,提前安排好。


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