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前台电话接待礼仪

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前台电话接待礼仪

  前台看似一个简单的职位,但在中国礼仪文化中却是一个格外重要的职位,前台文员是来客进入单位或者其它场合的第一个接待人员,下面是作文库小编搜集整理的前台电话接待礼仪,希望对你有帮助。

前台电话接待礼仪

  物品准备

  在平时我们工作的时候就应该在电话旁边准备好纸和笔,方便记录客户电话内容。

  左手拿话筒

  大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

  接听时间

  在电话铃响三声之内接听,如果有事情耽误了接听电话的时间,在接到客户电话时应该首先向其道歉。

  保持正确的姿态

  接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。

  因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。

  重复电话内容

  电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。

  道谢

  最后向客户道谢是基本的礼貌,来者是客,以客为尊,千万不要因为不直接面对客人而认为可以不用搭理他们。还有就是切记在电话结束之后要让客人先收线挂电话,我们再挂掉电话。

前台电话的礼仪

  一、接听来电:注意礼貌用语:

  电话铃响三声内,需接起电话。

  态度热情,反应积极。声调要显得热情愉快。

  说话时注意口齿清晰、亲切、热忱、尊重。

  重要事项要做好记录:来电话者姓名、电话号码和要义。

  二、拨打电话:简洁、明了、礼貌

  吐字清晰,语速适中,,语气亲切、自然;

  问候你好,自报单位、职务、姓名,感谢代接代转之人;

  用语文明、自信等。

  重要的客户访问要提前做好准备。

前台电话接待技巧

  前台接听电话基本的要求是:确定对方的电话号码及接话人的姓名。在可能的情况下,选择适当的通话时间,这样可以提高通话效果。通话前准备笔和纸。做好备忘录。备忘录应简单明了,记录主要内容,如:姓名、时间、地点、内容、原因、处理结果。另外接听电话不同情况采用的电话技巧包括以下内容:

  电话服务的基作应对:

  电话铃响了,立即去接听。如果电话超过4次铃响以后才接起来,一定要说一声致歉的话:;对不起,久等了。;要使用适当的。说话声音要清晰、温和、语调适中。

  如果正在处理紧急事情,听到电话铃响也应立即接起,然后要先致歉,向对方解释:;对不起,请稍候片刻;,或者征求其意见可否另外时间打来,或打另外一个电话。如:;实在对不起,请您再拨一次好吗?;如果暂时搁置电话,回头再接听时要说:;对不起,让您久等了。;或;很抱歉,浪费您的时间了;。

  如果电话讲到中途断线,一般来讲,接听电话的一方,应把电话放下,并等候对方再拨电话来,而打电话的一方要再拨一次,在再次接通电话后,应加上一句;刚才中途断线,真是抱歉。


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