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如何做好总经理助理

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总经理助理的工作职责:(指要做的事—做事的责任)

忠诚的总管家----总经理的代言人和执行官。

总经理助理一方面要为企业发展运筹帷幄,另一方面更要分担繁重的行政事务,所以他务必履行对该职业的使命感。

一大态度:

忠诚于企业、忠诚于领导、忠诚于岗位(铁的纪律)

二大守则:

1,具备高度的敬业精神(把工作当是责任,同时还要高质量的付出)

2,绝对保守企业的秘密(因为是岗位的特殊性,很容易泄露秘密)

三大禁忌:

1,禁忌对企业的财务状况做调查。

2,禁忌侵犯总经理的职权。

3,禁忌脱离与员工的关系。

十大工作任务:

1,协助总经理作好经营决策和各项资源整合,并布置、实施、督促、检查、落实该决策的执行情况(落实执行工作)

2,协助总经理调查、研究公司的经营管理情况,并提出处理意见或建议,供总经理参考(协助工作)

3,收集各部门的信息进行分析,及时、如实的向总经理报告(信息反馈工作)

4,总经理不在时,授权处理或代理处理企业内、外的一切事务(代言人工作)

5,协调处理好上、下部门间的垂直关系和各部门间的平衡管理。(沟通工作)

6、每日基本的工作任务:每天下班前要做好三件事,一,5点前传递总经理关于明天的工作安排;二,5点前收集各部门的日报表、建议及需求意见等其它反馈信息,经分类、分析、分层次后在第二天上班前呈送到总经理室。三,每天上午等待总经理对这些信息的处理意见,然后再回送到各部门(该开会解决的及时开会)(日常工作)   

7、做好总经理各项会议的组织工作和会议纪录。对决策、决议、决定等文件的起草、立卷、传递、回接、归档或保密的工作要面面俱到。(文案工作)

8,负责公司的文化建设管理工作。(行政工作)

9、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。负责企业内部节日活动或郊游活动。(公关工作)

10,负责保管使用企业图章和介绍信。 负责企业内、外的公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报。(服务工作)

总经理助理工作职能(做事的质量---发挥自己的综合能力)

一大魅力,

自身的人格修养魅力

四大素质:

1,广阔的知识面,

2,丰富的管理经验、社会经验。

3,智慧的头脑,敏锐的反应

4,干练稳健的办事作风

八大能力:

1,公关能力(商务谈判能力和人际交往能力);

2,沟通能力;

3,组织能力;

4,洞策、判断能力;

5,协调能力;

6,应变能力;

7,分析能力;

8,领导能力。

一,先对总经理助理的工作性质定位

1,是:“总管家”

围绕着中心工作,上协调领导,下联系员工。外协调机关,内协调部门。事务、政务、薪资等等都要过问,其他部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。

2,是“不管部长”。

把握好工作分寸,上不管领导决策的形成,下放手具体事物实现。管理不巨细,参谋不决断,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。      二.作好参谋工作。                                          在落实执行工作时要坚决果断;做协助工作时,积极地当好决策参谋,善于发现、分析问题,与领导解决问题提供决策参考;在做信息反馈工作时,要及时、如实。

当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息,准确地搞好反馈。

三,要长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”。

1,协调好上下的垂直关系。(协调能力)

对上:执行时要尊重而不盲从,更不能违背原则。在实际工作中,不看领导眼色是不可能,但要有分寸,坚持原则,不能惟命是从。

2,协调好部门间的平衡关系。(沟通能力)

以企业的利益为出发点,不搞连襟关系,不厚此薄彼。以礼、以诚、以情均等待人。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。

3,是协调好对外关系。(公关能力)

协调好跟上级领导机关的关系、建立好跟客户的善后服务工作、综合管理人力资源的引与用体系等等进行有机的合作。

四,要高效快捷处理有关事务。(决断能力)

1,工作意识要强

总经理助理是一个企业最繁忙的人,所以必须要有强烈的时效观念、意识;求真务实、雷厉风行的工作作风;运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。

2,要“分身有术”。

明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为。该别人“代劳”之事,要分解任务到人。

3,明责授权,责权相等。

(1),一旦分工、明责、授权,要少插手,多支持下级大胆工作。不该为之事,不必插手,反之往往会挫伤员工的积极性。

(2),工作有成绩,不要跟下边抢功争好。出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸,要勇于承担。

(3),工作要扎实,力求实绩、实效。不能摆花架子,更不能弄虚作假。要真实地反映情况,扎实地开展工作。

4,应对突发事件要有章有节。(领导能力、应变能力、组织能力、公关能力、分析能力的凸显)

(1),先接受总经理的授意,召开紧急扩大会议。

(2),对事故处理的工作人员进行分工:组织事故处理小组;组织现场清理小组;组织对家属安慰小组;组织向相关的机关汇报小组;组织向媒体及公众发布信息小组。

(3),把领导小组组长的名单及联系电话在事故会议单上移交给总理,方便总经理能随时了解到事故的真相。

(4),把五小组的事故处理状况做份综合报告,然后交总经理处理。

五.要不断提升个人素质,增加人格的魅力。

1,要当好总经理助理,不但依靠“权力”的影响力,但更重要的是“非权力”的影响力。只有二者有机结合,才能更好地开展工作。        如果一个有“德、识、谦、容”各方面自身素质对大众有很大影响力的人来开展工作。那么他工作起来会很得心应手。

2,要注意自身形象,起好表率作用。

总办处在公司的第一线,一举一动都代表着公司形象。

(1),总经理助理务必要加强自身修养,注重自我形象塑造。

(2),要引导公司全体员工强化形象意识,形成塑造形象的共识。

六,要制订并完善游戏规则。

1;要根据工作需求,建立一套切实可行的工作规章制度,并不折不扣地去执行。

2;要在工作实践中不断地加以完善。比如,要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等。用制度管人、管事。

3,根据游戏规则,奖优罚劣。表扬、奖励好的,批评、惩罚坏的。确保公司工作正常、有序、高效运转。

七,.要努力营造温馨快乐的工作环境。

1,要着力创造总办工作的良好环境,用良好的环境去影响人、改造人、约束人。

积极倡导、努力创造勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境,增强总办整体效能。

总经理助理要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容,思想上重视,工作上要研究、策划,采取切实有效的举措,搞好宣传,形成舆论氛围。搞些健康有益的文娱活动,活跃员工的文化生活,努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

2,要按时完成工作.要注意细节.比如安排同事吃饭吧,你要知道坐哪路车去,收费多少,吃饭地方卫生\味道\价钱\能坐多少人,还有留守人员安全.                                                   3,其次不要打别人小报告,                                     从上到下的指示不要扩大,如实传达;从下到上的意见不要缩小,如实汇报。个人矛盾协调解决,工作上分歧统一处理。背后不要议论别人还要制止他人有诽谤的言论。

4,对老板态度要不亢不卑

首先要把老板交待的事情做好,不该做不该问的千万不要去问,还有最重要的一点要与下属搞好关系,就算是最低层的都一样,工作只是分工的不同,没有地位的差别。。

总经理助理岗位职责

1,负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。

2,根据批准的采购计划,按时按量购进货品,要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。

3,负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作,确保质量和时间要求。

4,对购进物品保存质保书、保修单,对使用中的问题负责,并能与厂商及时的联系解决。

5,对购进物品做好移交验收工作,提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。

6,主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照,完成批文手续及出境手续等事宜。                            7,具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜,以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障。

8,必要时充任临时驾驶员完成紧急用车任务。 


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