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如何策划大型会议(附范文)

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    任何一场大型会议活动,其会议管理都可分为五大步骤:会前准备、会议开始、会议进行,会议总结以及跟踪执行。常言道,会务管理是核心,活动管理是目标。因此,要想成功举办一场大型的会议活动,前期的会议策划是关键。
    所谓会议策划,它是一种资源的整合与配置过程,都是在控制会议风险的基础上,使会议效果最佳。要想会议开得好,风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误,在不同的会议阶段有不同的表现。比如:
    1、会前准备:会议主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备得不充分。
    2、会议开始:会议程序太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的层次参差不齐。
    3、会议进行:会议讨论消极沉闷,甚至超出议题范围,会议过程拖沓,常常表现为议而不决。
    4、会议总结:会议效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的会议总结。
    5、跟踪执行:经常是那完那了,根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。
    会议本身是一个很重要的管理工具和手段,通过会议策划,可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如项目管理一样,需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进,以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划,涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。
    不仅如此,会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则,以及会务物品准备的名细等等,都非常重要。
    日前,我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导,我深深感到,要成功举办大型的会议活动,必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是,我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼,现分享如下:
    活动主题:
    主标题:“中国人口健康援助工程”系列活动
    副标题:《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式
    横幅:了百姓心愿圆人类梦想
    关爱时时有援助处处在
    为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康
    活动宗旨:
    为天下家庭减轻负担,让天下百姓快乐健康。
    活动目的:
    让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程”,了解其独特的宣导和服务,以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有,援助处处在”的服务人口健康事业的品牌形象,从而促进“援助工程”的全面推进。
    活动目标:
    1、参会人数:200人(综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素,限200人规模较为理想)。
    2、预期收获:参与的单位和个人乘兴而来,满意而归。
    3、塑造形象:以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程”,并树立强势品牌形象。
    4、传播品牌:形成一套成熟的品牌传播方案,以不断优化复制。
    为了控制风险和提升会议效果,我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计,精确到从现在起的每人、每天、每事,甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。如:
 
    时间           事项
 
    07:00    盘点清查各种物品的准备情况。
    07:10    确定能够到会的嘉宾,并建立与会代表数据库、打印表格。
    07:20    相关人员带齐各种物品从组委会出发。
    07:50    到达会场,开始会场外的布置。
    08:30    开始会场内的布置,调试各种设备及网络。
    09:10    会场布置完成,相关人员待命。
    09:20    与会代表开始在会场门口聚集,等待入场。
    09:30    开始入场,礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。
    09:50    播放视频
    09:55-10:00    幕后音
    10:00-10:05    开场白
    10:05-10:07    护卫领导一入场,播放“拉德茨基进行曲”
    10:07-10:20    领导一讲话
    10:20           鲜花
    10:20-10:22    护卫领导一退场播放“退场音乐”
    10:22-10:25    主持
    10:25-10:27    护卫领导二入场播放“拉德茨基进行曲”
    10:27-10:35    领导二讲话
    10:35           鲜花
    10:35-10:37    护卫领导二退场播放“退场音乐”
    10:37-11:10    专家演讲:《拥抱健康时代》
    11:10-11:30    演示产品
    11:30-11:40    试点代表受赠,领导授匾/授牌
    11:40-12:00    受赠代表讲话(4位)
    12:00-12:05    领导退场播放“会后音乐”
    12:05-12:15    代表入席午餐宴会
    12:15-12:20    组委会领导:祝酒词
    12:20-13:30    午餐宴会/产品演示区及体验区开始活动
    13:30-14:00    欢送嘉宾出场
    14:00           会场清理


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