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机关应用文写作(三)

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    第二章 如何做好机关应用文的起草修改审定
    第一节 机关应用文写作前的准备
    写文章之前,都要有所准备,“预则立,不预则废”。没有准备,不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。
    写作前的准备有广义和狭义两方面的内容,广义上讲是长远的准备,狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看,主要是锻炼三种基本功:分析认识问题的基本功,调查研究的基本功,文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握,都不是一朝一夕能完成的,必须善于学习,肯于钻研,勤于写作,由小到大,由生到熟,日积月累而成的。从具体的写作过程看,下笔之前主要做好材料的准备,思想观点的准备,构思的准备。机关应用文的文体较多,不同的文体,有不同的要求,但就其共性而言,主要是这几个方面:
    材料的准备。这是机关应用文写作的基础。“巧妇难为无米之炊”,没有材料,写作就无从谈起,材料不充分,也不可能写出好文章。“兵马未到,粮草先行”,材料就是粮草,在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集,材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料,是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。“韩信将兵,多多益善”。材料搜集得越充分、越全面,从中提炼归纳出的观点就越可靠,越实在,下笔时选择应用材料的余地就越大,写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是,有些同志在搜集材料时,对一些零碎的不完整的东西,往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料,常常轻易放过。写作时,一旦使用这方面的材料,又要重新查找,费时费力。有些材料,在动笔之前看,可能用处不大,但写作过程中,随着思想的深化,对某些问题有了新的认识,很需要这方面的事例去证实,如果手头现成,就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实,要边搜集边核实,即使是一些已被公认或众口流传的事实,或者某些资料使用过的数字、引语等,也尽可能地核对一下,绝不能大而化之,想当然。特别是一些细节,要尽量搞得清清楚楚,不然一个细节上出毛病,与事实不符,就会造成很大的失误。有些文件,观点很对,主要事例也无懈可击,但一两处次要材料上产生漏洞,就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题,使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后,还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中,筛选出典型的、能充分说明主题的事例,这样,动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然,事前选择的典型事例,在行文时,有些可能用不上,有的还要补充,但有准备总比没有准备好。
    思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性,针对性,文章的主题和中心,多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的,也就是文件的主旨。比如,在撰写简报前,必须确定它要起什么作用,解决什么问题,在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况,作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据,还是作为某一方面的典型公之于众,以便统一思想,提高认识,推动工作?是希望解决某个具体问题,还是仅仅提供一点情况?这些都要事先弄明确。因为不同的目的,不同的应用范围,在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了,主题的提炼,材料的使用,才有所遵循,写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确,偏离了写作的主旨,就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件,如调查报告,一开始调查,目的就很明确,但在调查研究到一定程度,起草报告之前,还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的,调查前对于调查目的的某些想法,在调查过程中也会有所变化。因此,下笔前,研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一,是它针对什么问题讲的,即文件的针对性。肯定什么,否定什么,肯定时有哪些理由,否定时依据又是什么,充分不充分,哪些问题是明确的,哪些还不明确,等等,都需要进一步分析研究。只有主题明确,观点鲜明,才能在安排结构、选择材料时取舍有据,详略适当,写起来才更顺手。
    思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究,深入思考,还要注意听取多方面的意见。对所写的文件,领导同志有什么指示,参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法,群众有什么希望和要求,都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些,透一些,对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻,动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法,把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫“吃透上头”。干部群众直接接触实际,应当充分听取他们的意见,他们的某些想法、希望和要求,努力摸准他们的思想脉搏,这叫“吃透下头”。吃透这两头,写出的文件就有可能更有针对性,从而也会更有指导意义,更能解决实际问题。一般说来,在政治生活正常的情况下,领导和群众的愿望是共同的,意见也多是一致的;但由于他们的地位不同,看问题的角度不同,也常有不一致的地方。这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器,认真分析研究,用正确的观点,把两者统一起来。至于起草的同志在讨论中的不同意见,要尽可能取得一致。执笔的同志,要十分注意那些见解较深的意见,吸收讨论中的最佳成果。这样上下结合,集思广益,就可能把文件写得更全面,更深刻,更有思想性,更具有实际意义。
    思路格局的准备。有了材料,又有了明确的主题思想,就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局,有一个清楚的思路。一篇文章分几个部分,每个部分包括哪些内容,先写什么,后写什么,哪些内容为主,哪些为辅,使用哪些材料,哪些该详,哪些该略,如何突出重点,上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲,有了提纲就象盖房子有了草图,有助于动笔写作时掌握全局,避免丢三拉四,前后重复,本末倒置。这样,既可提高写作质量,也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说:“尽管我们只要写二、三千字,也需先写出个提纲,安排好第一段说什么,第二段说什么……有了提纲,心里就有了底,写起来就顺理成章;先麻烦点,后来可某某事”。克鲁普斯卡娅在回忆列宁的写作情况时也说:“他在写文章之前,通常是先写好提纲,从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程,有许多文章,伊里奇把提纲改了两、三遍”。当然,不同的文体,不同的情况,在写提纲时,也有粗细之分。一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规条例等,由于文章较长,头绪较多,就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外,每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件,比如工作计划等等,提纲可粗一些,有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件,象简报、通知等等,下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写,并没有一定之规,可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。
    以上三方面的准备,互相关联,缺一不可,又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程,也是综合归纳、提炼主题的过程。这些工作做完了,腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好,与这三方面准备得充分不充分关系极大。
    第二节 机关应用文的起草
    明确了写作目的,有了一定的素材,确定了主题思想,构思了一个大纲,就可以动手起草了。
    在机关工作中,起草文件的任务有一人担负的,也有成立起草小组的。是成立起草小组还是由一人担负,主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件。一般来讲,高级领导机关起草大型报告,包括重要调查报告和总结报告等,往往是打团体战,由有关人员组成起草小组。一些小型公文,比如简报、通知等,或者基层单位的文件,则多是由一个同志负责起草。但不论一个人起草还是起草小组起草,在文件的草创时,必须注意以下几个问题。
    一是必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路,一般来说,如果提纲比较成熟,设想的文章脉络比较清楚,写起来也顺当,那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善,有漏洞,或思路不畅,需要调整、充实,甚至推倒重来,这是在写作实践中思想进一步深化的结果。但恰恰是在这个时候,要注意紧扣主题去变动。因为人们的思想一进入落笔的阶段,就更加活跃,有些原先并未重视的材料这时闪现出来,有了新的认识。有些原来若隐若现的观点,这时也明晰起来,需要进一步加强和发挥。思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累,这时也调动起来,呼唤出来,需要选择、利用。这些情况说明,写作中的主观因素逐步加大,文思常常象喷泉—样涌现出来,这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻,也是主观意图最容易否定客观事实,笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻。应当说,这种状况的出现,对笔者是很可贵的。一些新鲜的观点,深刻的思想,精采的语言,往往也在这个时候流入笔下。这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来,象蜘蛛织网那样,按一定的图案,把自然吐出来的丝摆在一定位置,按照原先的写作意图决定取舍。如果不加以疏导、规范,听任思想奔流,就有脱离主题的危险。即使有的并未脱离主题,但由于某一部分写得过细,分量过重,也会产生冲淡主题的效果。法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像,但当他的一个学生说,“从来也没有见过这么奇妙而完美的手”时,他却毅然操起身边的斧子,把塑像的双手砍掉了。为此,他解释说:“这双手太突出了!记住:一件真正完美的艺术品,没有任何一部分是比整体更重要的。”艺术作品如此,机关应用文的写作也不例外。作者一定要克服主观随意性,在提纲的变动中,只能使主题深化而不能变更。
    脱离主题的问题,在单人起草文件时,还比较容易避免,而在多人共同起草文件时,解决起来就难得多。这里的关键是要经过充分讨论研究,使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确,对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识。而且在这个群体中必须确定一人为“总统”,最后由他来统筹安排全文,有了矛盾由他决定取舍。对“总统”来说,除心有主旨以外,还得胸有全局,对各个部分的重点必须清楚明白,这是使文章不脱离主题的关键。这个任务一般都是由水平较高的同志来承担。对于其它同志来说,必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用。通常最容易出现的问题是,有些同志写起来总想加大他那一部分的份量,有时甚至随意发挥,把自认为的“新鲜观点”、“深刻见解”、“典型材料”硬塞进去,自觉不自觉地脱离了主题。有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘,而与主题关系不大的,他感兴趣的思想材料却大写特写,其结是次要的掩盖了主要的。这是集体写作中的“分散主义”。
    容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏“主心骨”。在起草过程中听到一点“新精神”,领导的某次讲话,顶头上司的一些议论,或看到中央的某个文件,就想紧跟,把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中,因而冲淡了主题,这是一种“唯上”不“唯实”,处处跟“风”的思想毛病。对“新精神”应作具体分析,如果它与自己所草拟的文件有关,而且是正确、深刻、贴切的,吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩,就应采纳。如果与主题无关,不论哪个文件,都可置之不顾。
    二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去。机关应用文,特别是比较重要的文件,多是集体创作。有的要反复研究,多次修改,才能定稿。因此除一些小型文件外,对初稿并不要求写成完美无缺的成品,而是希望在不脱离主题的前提下,尽可能把所掌握的材料、观点写进去,把各个方面考虑到,并在结构上安排好。修改,最怕内容不充实,缺乏深刻、生动的典型材料,主要部分空洞单调,观点缺乏坚实的依据,没有充分说服力的初稿;而欢迎基础素材丰富,思想观点明确的初稿。因为有了众多的典型材料,又用观点串了起来,修改就容易得多,最起码是有了修改的基础,只要再进一步综合归纳、删繁就简,就可出成品。如果没有充实的内容,还得进一步搜集补充材料,这就要困难得多。有时在搜集材料的过程中,某些思想有了深化,原先起草的初稿还得推倒重来。
    有的同志担心素材多了,文稿会哆嗦冗长,因此尽量少写情节,少用事例,这种担心是可以理解的。现在,不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒,不顾实际需要,尽力拉长篇幅,因此长而空、长而乱的文稿比比皆是,使人感到厌倦。但如果内容充实,能解决实际问题,即便文章长一点,人们也是爱读的。象全国党代表会议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》,两万三千多字,六大部分,七十条,人们并不嫌长。相反,某些空洞的短文,也并不因为它短,人们就爱看。文章的好坏,不在长短,而在内容。即使是内容充实,也要根据需要能短则短,这一点应当在起草初稿时就十分注意,把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外,把一些重复的事例筛选归并。但这并不是说,不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例,只要不重复,尽可能从不同角度用事实说明问题,正是机关应用文求之不得的。特别是初稿材料尽量多一些,尽可能从各个不同角度去论证主题,即使文字长一些也无关紧要。如果修改时感觉太长,删掉就是了。
    有的只负责起草文件某一部分的同志,担心使用材料多了会超过一定篇幅限度,喧宾夺主。如果随心所欲不顾需要,想什么就写什么,当然是集体写作中所忌讳的。但如果自己负责的一部分,内容丰富,紧扣主题而又互不重复的典型材料较多,那就应当尽可能写下来,应当是越充实越好。如果因为这一部分比较充实有说服力,而喧宾夺主,最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的“完美的手“砍掉,而是使其它部分也充实起来,这样就把“喧宾夺主”变成了“众星捧月”,使主题更突出,文件更服人。
    有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况,总以为自己知道别人也一定知道,常常写得很简单,甚至一笔带过,使人看了往往不能立即理解。这是因为对读者的需要不了解。因此,该说的一定要说清楚,说充分,特别是读者不熟悉的背景情况,一定要交代明白。
    尽可能把与主题有关的材料写进初稿,并不是说自己所掌握的材料不需要选择,不需要压缩,不需要改进,统统原封不动地编排进文稿中,更不是说只要与主题有关,不问典型与否,不管篇幅多长,都应写进去。而是说,在特定的体例和要求下,在有限的篇幅内,尽可能多用一点典型材料。这样做对修改有好处,即使长一点也是利大于弊。
    三是初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同,有人喜欢字斟句酌,从头到尾一步步写下来,初稿出来就差不多了。有人则比较粗放,一落笔就不愿打住,总是尽快搞出草稿,然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分,哪一部分成熟就写哪一部分,然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做,但就多数情况来说,初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间,给修改审定在时限上留了余地,又使文章有可能通达顺畅,首尾一气。对起草者来说,一旦草稿完成,就有一种放下重负的轻松感,导致心理的稳定和精神的愉悦,可以进一步激发写作欲望,增强把文件修改得更好的信心。与此相反,如果提起笔来,在某些字句和个别材料上,前思后虑左顾右盼,过多地费功夫推敲斟酌,就有可能截断已经理顺了的文思,让某些完全可以超越的小型障碍绊住了“进军”的步伐,最后拖延了时间,扰乱了文气,因小失大。鲁迅就不赞成“十步九回头”的写法,他在《致叶紫》的信中说:“十步九回头的作文法,是很不对的,这就是在不断的不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后,一直写下去,不管修辞,也不要回头看,……在创作的途中,一面炼字,真要把感兴打断的,我翻译时,倘想不到适当的字,就把这字空起来,仍旧译下去,这字待稍暇时再想。否则,能因为一字,停到大半天。”
    有的同志写文件,总希望一次成功,这种想法是好的,对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似《通知》等文件,也不是不能做到的。但是,对多数文件来说,一稿成功的情况是极少的。希望一稿成功就必须字斟句酌,其结果往往不是快而是慢了,也容易出现纰漏。特别是一些大型的重要的文稿,初稿就想很完善是难以做到的,如果一气呵成,即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足,只要不离主题,所掌握的材料和观点也写进去了,就可起到失小得大、事半功倍的作用,在全局上就争取了主动。因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品,而是给进一步充实提高打下一个较好的基础。当然作为起草者,不论是单独执笔还是合作草拟,都应全力以赴,以高度负责的精神,尽量把交给自己的任务完成得好一些。
    要做到初稿的一气呵成,最重要的是事前的充分酝酿,力争使观点材料烂熟于心,融汇贯通,同时要排除一切干扰,静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时,也要紧扣问题,不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住,分散了精力。在向一些同志请教时,也要避免东拉西扯,尽可能引导对方和你共同思索解决难题,边议边构思边联句,议完了,这一段也等于写完了。
    第三节 机关应用文的修改(一)
     刀不磨不快,文章不改不好。写文章不易,改文章更难。观点的深化,结构的紧凑,语言的精粹,往往依靠修改。保尔•拉法格在《回忆马克思》一文中说:“马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想”。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风,他说:“文章写好之后,也不多看几遍,象洗脸之后再照照镜子一样,就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言,离题万里’,仿佛象个才子,实则到处害人。”鲁迅在《答北斗杂志社问》一文中写到:“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。”唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作,他妻子和他开玩笑说,你是不是怕先生责怪呢?他回答说“非谓先生嗔,畏后生耳”。宋人朱弁在《曲洧旧闻》中说到欧阳修写文章时说:“读欧公文,疑其随意写出,不假斫削功夫;及见其草,修饰之后,与始落笔,有十不存五六者,乃知文章全藉改窜也”。有的同志在谈写文件的体会时说:“文件是在准备好材料后,想出来的,写出来的,改出来的。”这确是经验之谈。可见修改润色,是写文章的一种必不可少的重要环节。因为无论任何作者,不管他写作经验如何丰富,才思如何敏捷,写作中总有思虑不周、疏漏失误之处。特别是初稿,绝大多数只能说是毛坯,必须进一步精雕细刻才能成章。机关应用文,由于它具有强烈的政治性,实用性,就更应该重视修改这一环节。
    机关应用文的修改,主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。
    一是立意要明确。就是说,文稿要说明和解决的问题是否清楚。如果中心不突出,目的不明确,提出解决问题而没有措施,让人看了不得要领,那就说明这个文稿还远不成熟,还需要进一步研究,动较大的手术。这方面常见的毛病是:
    (1)文稿缺乏针对性。有的材料比较丰富,但缺乏分析研究,提炼概括,没有形成明确的贯穿全文的主题思想。其原因除缺乏写作经验外,主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念。
    (2)主次不分。什么问题都想解决,结果在有限的篇幅内,什么都不突出或说不充分。这就应当根据不同要求,不同体裁特点,删节次要部分,留下主要部分。当然,经过大刀阔斧删改后,主题也就突出了。
    (3)基础材料不足。主题思想不是从大量情况中概括出来的,而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论。有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证。有的则是材料不典型,缺乏说服力。这一类文稿,必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫,务必使材料充分表现主题而又扎实可靠,必要时应重新组织撰写。
    (4)缺乏科学的分析。对具体事例分析不够,该详写的没有详写,该简略的没有简略,往往是事例自成体系,看起来很完整,但没有紧扣要论证的观点,没有以观点为中心使用材料,所以观点不突出,不鲜明,特别是对某些有争议的观点,作者主张什么,反对什么,必须有针对性地加以论证。如果只提出问题,不分析不解决问题,或者论述没有说服力,没有解决问题的办法措施,读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上,对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意,这种深入开掘,是有根据的分析提高,而不是任意拔高。
    二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住,符合客观实际,没有片面性。思想观点是文稿的灵魂,观点站不住脚,整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲,自觉地设置对立面,务必做到持之有故,言之成理,立论有据,辩驳不倒。
    (1)要注意文稿的基本观点,特别是表达主题思想的观点,是否符合马列主义的基本原则,有没有违背辩证唯物主义的地方,象工作报告、工作总结、调查报告一类,对其基本观点更要严格把关,切忌片面性、绝对化,强调了一面,否定了另一面。比如,在总结工作时,讲成绩,常常容易肯定一切,说得尽善尽美。在批评别人时,又常夸大其词,把人家说得一无是处,否定一切。提倡民主时,往往忽视集中,甚至否定了党的领导。强调自由时,又否定了纪律,否定了四项基本原则。当前,在有关经济体制改革的文件中,经常出现提倡搞活经济时,忽视宏观控制;论述某地场调节时,又全盘否定计划的必要性;不顾时间、地点、条件,一讲搞活就要求彻底放开;在强调思想政治工作时,往往说成精神万能;而讲物质鼓励时,又变成钱能通神,等等。特别是结论性观点,既要明确又要全面,要掌握好分寸,尽可能做到恰如其分。
    (2)还要注意文稿的基本精神和各项措施,同党和国家的基本方针、政策、法令一致,同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来,否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致,除专门否定或发展这些规定的文件外,也要使之一致起来,否则,会给工作造成矛盾,带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中,两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间,一要“放”,一要“收”,弄得有关方面无所适从。其原因,除了部门之间利害不一致外,就是文稿撰写者事先对情况了解不够,和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如,选举法规定,政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准,而我们有些单位,在有关干部的任免时,只写党内决定,而不写尚须人大常委会批准,甚至匆匆宣布,造成不良影响。《合同法》规定,违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利,但却损害国家或集体利益的内容,如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。《刑法》第一百三十一条规定:“保护公民的人身权利、民主权利和其它权利,不受任何人、任何机关非法侵犯”。《合同法》规定:“订立经济合同,必须遵守国家的法律”。但有一份承包集体山林的合同,却写了“不准人畜进山,电枪打人概不负责”的条款,结果发生了电枪打死人的事件,承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪,被判了徒刑。
    (3)文稿本身的观点要始终如一,不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱,甚至“自打嘴巴”,印发后就根本无法执行,还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是,两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定;某个论点前面肯定,后面又被否定;要肯定的观点材料不充分,没有足以服人的例证和论述,而与此相对立的观点却写得十分生动具体,事实上压倒了正面的内容,客观上形成反宾为主的局面,造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾,统计口径不一致,前面用工农业总产值,后面用社会总产值,前面讲全某地,后面又变成某个区等等。
    有的文稿内容本身没有矛盾,但由于某些话或例证在当时的环境条件下,会产生副作用,也要注意改过来,否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如,有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势,举了利用外资和技术引进的例子,说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入,意图也是好的,但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。
    三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实,首先是看例证和情节的“来路”是否清楚,是撰写者亲自调查的?还是从别的文件上摘引的?如果是从文件资料抄来的,要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的,但一般资料则不能轻信,最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是:有的情节与时间不协调,比如,让六十年代的青年上山下乡时高喊“振兴中华”的口号,说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某某地蔬菜供应紧张,一些个体户自动降价销售,鸡蛋供不应求时,农民自觉地为城某地居民着想,主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高,显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑,特别是文件中要肯定或否定的单位和个人,不仅要注意情节是否可靠,还要从总体上分析,肯定或否定这些单位是否妥当,要尽量避免知其一不知其二,只见局部不见全体的毛病。
    在情节事例上修改的原则是,把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充,把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的,宁可更换或删掉,也不要“凑合”,敷衍塞责。否则一旦成文,会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见,既影响了团结,也浪费了双方的时间、精力,给工作造成不应有的损失。
    第四节 机关应用文的审定
    机关应用文经过认真修改,撰写者和有关方面已经大体满意,应当说写作的任务已经基本完成,但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序,就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后,才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好,不仅可以进一步避免文件的差错,有时还是文件质量的一次再提高。
    对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢?首先应有对党对人民高度负责的精神,一丝不苟地加以审核,不放过任何细微末节,尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说,应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行,还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定,从内容上讲,主要是把好三关。
    一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理,是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高,看得更全面、更深入,了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题,纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法,一定要和党中央保持一致,把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。
    二是事实关。对一些情节、事例要重新审核一次。凡是有疑问的,都要请作者核对,绝不能马虎,过分相信自己的部下。要特别注意表扬或批评某个单位、某个人的内容,凡有含糊之处,能核实就核实,不能核实就删去。
    三是文字关。审核者主要是在文字的准确上下功夫。有些文字上的偏颇,往往是思想上的毛病。审核者审查文字主要不是从语言、逻辑等技术上着眼,而是从思想政治上着眼。当然有一定文字能力的同志,也可以随手把语言文字技术上的毛病改过来。
    从方法上讲,一是要认真阅读思考全文。有的审核者对文章的起草、修改一目了然,甚至参与了讨论修改,对文稿的内容比较清楚。有的领导同志没有经历这个过程,审核时,常常遇到对某些内容不理解、吃不透的情况,这就需要先把文稿多看几遍,把内容吃透而后定稿。在实际工作中,有的领导同志因为事情较多,工作较忙,又要在有限的时间内完成审稿的任务,因此,常常对全文还未融汇贯通,就边看边改。有的内容,本来后面已经写了,由于看得不仔细,又在前面加上一段,结果是劳而无功,看到后边还得把前面增加的内容删去。
    二是遇到和自己观点不太一致的地方,要冷静思考。要把原稿的观点和自己的想法反复对比,看看是原稿的毛病还是自己的偏见,不要一见不同观点就火冒三丈,提笔去改,这样往往容易把正确的观点改错。一般来说领导同志水平应当高些看问题可能深刻些,但并不能说领导一定比文稿的作者强,更不能说各方面都强。特别是经过多次讨论、反复修改的稿子,其中的观点都是认真推敲的,如果自己不同意,可以和作者探讨。但这种探讨应该是平等的,交换意见式的,而不是把自己的观点强加于人。
    三是对于改动的地方,最好再返回去征求作者的意见,让他们再审查一下,看看改得是否妥当。因为作者对文稿是经过深思熟虑的,改得对的地方作者也许可以从中受到启发,在文字或内容上作进一步的加工,使之更加完善。如果改得不大妥当,作者还可返回来商洽,避免改错。这样做不仅是对作者的再提高,也是对作者的尊重,使领导与被领导之间关系更融洽,下级对上级也更信赖。
    审定文稿还有一个任务,就是在审定之后,要思考一下:这个文件发出后,效果如何?时机成熟不成熟?会不会产生副作用?如果时机不成熟,就应该放一放,等待条件成熟再签发。如果会产生副作用,就要考虑文件的重新修改。如果副作用是不可避免的,应考虑文件发出后采取什么相应措施加以弥补或消除。作为一个领导者,这些问题都要经过周密思考,才能避免失误。
    第五节 机关应用文的校对
     校对是保证文件不出差错的重要环节之一。在高、中级机关,特别是党政领导机关,机关应用文形成过程中的校对环节是十分重要的。多数单位在印制部门设有专职校对人员,有严格的校对制度。比如对一般文件必须做到“一校一读”,即先由两人对照原稿唱校一遍,然后再由一人细读一次。有些重要文件则规定“两校一读”,甚至“两校两读”。但不少基层单位和相当一部分大、中型企业则往往忽视这个环节,错字别字、错误标点、甚至丢行掉句、段落倒错的文件,时有所见。究其原因,除了文件起草、定稿者的疏忽外,就校对来说,主要有三个问题:
    一是制度不完善,没有制定严格的校对责任制。有些机关的文件印制部门,虽然有专职校对,但没有提出对校对工作的明确要求;没有设专职校对的一些中、下级机关,多数也没有制定这方面的规章,常常是“谁有空谁校对”。少数单位的一些打印文件甚至不校对就发放。
    二是校对者的责任心不强,不是遂段、逐句、逐字地和原稿相对照,而是顺着校对稿浏览一遍,自以为通顺了就“放行“。特别是一些起草文件的同志本人校对时,以为文件是自己亲手起草的,不必象专职校对人员那样逐段逐句核对,更不愿找别人同自己一起唱校。因此,不仅底稿中原有的错误没有得到纠正,在印刷中出现的新问题,也因为马虎而没有发现、纠正。
    三是不了解校对工作的基本要求,不掌握校对的基本技能。这种情况在一些基层单位是比较普遍的。
    那么,搞好校对需要掌握哪些基本原则和技能呢?
    一、校对必须以原稿为准。原稿是经过起草、修改、审定多种环节才定下来的,一般说差错是极少的。校对的主要任务是纠正印刷过程中出现的新的差错。而原稿中的差错,校对者是不能负责的。因此,校样和原稿对照时,把不符合原稿的地方纠正过来,就算完成了校对任务。从原则上讲,校对者无权修改原稿,如果对原稿任意删改,就超出了他的职责范围,是不允许的。这也是校对的一条纪律。但是在校对过程中,一些工作熟练,思想和文字水平都比较高的校对者,常常可以发现原稿中的毛病。遇到这种情况,应当怎样对待呢?属于技术性问题,比如明显的错别字和错误的标点符号,应当随手改过来,这不仅是允许的,而且是必要的。有的错别字如果自己一时拿不准,要查字典,然后报告起草者。属于不正确的思想观点或不符合实际的事例,校对者发现后,不应随便改动,而应及时转告文件的起草者或审定者,由他们决定是否改动。这不叫“越权”,而是对工作高度负责的表现。
    二、要掌握校对的符号及用法。校对有一整套专用符号。由于过去使用的符号较乱,国家出版局专门发文,把校对符号加以标准化,制定了《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》,从一九八二年起试行,共有二十二类符号,见本书第69-72页。
    这二十二类符号,同样适用于机关应用文的校对工作,必须严格遵循。如果用好了,即可提高工作效率,又可避免校对工作的差错。
    3.不注意文件的整齐美观。对校样的字与字、行与行的距离不加过问,对过宽或过紧的距离不去纠正,文件印制后,给人很不舒适的感觉。机关应用文是比较严肃的文体,应当更加注重这方面的问题。
    三、校对要尽可能纠正文件印制中各方面的技术性问题。除文件正文要认真校对外,还要注意:
    1.标题的位置、字体的大小和排列是否适中、醒目、美观。目前许多文件的标题特别是小标题,或挤在一行,左右顶头,或并成两行和三行的“豆腐块”,都很不美观,一定要推敲一下如何排列为好。
    2.文件的格式、编号,主、抄送单位和发文日期是否准确。如果这些方面出了差错,就会给文件的传递和保存、查阅带来许多麻烦,有的甚至造成政治事故,必须认真审核,校对。
    3.用印和签字手续是否符合要求。有些基层单位发文该用印的往往不用,应签字的也不签字,这就失去了它的法定可靠性。有个别文件该用政府部门印的,却用了党组织的印,应主管负责人签字的,却让不符合签字条件的人代签。对这些问题,校对的同志都要注意,提请有关同志及时改正。一般情况下,校对完正文后,最好作一次全面的复查,然后付印。
    当然,不同的部门,不同性质的文件,校对的程序有所不同。有些文件只要一校,有的则必须二校、三校。有的是专职校对负全责,校对后要签字才能付印;有的则是文件起草部门或起草者负责校对,有审定者签字即可付印,等等。不论哪一类程序,校对者都必须以高度的责任心对待这项工作,努力做到使文件尽可能不出差错。


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