公文处理常用知识

更新时间： 2022-03-05

    一、公文处理中常见的问题二、公文排版规格三、党的机关公文与国家行政公文这两种公文的种类与格式有什么异同
    公文处理常用知识
    一、公文处理中常见的问题
    1、照抄省市文件较多，容易出现错误。
    2、格式不对。主题词标注错误；印刷不清晰、装订不规范；公文字体字号使用错误；缺页、少页等现象时有发生；主送机关不规范。
    3、审核程序不对。经常出现有些部门起草代拟的文件，涉及经费、编制、人事、数字统计等问题，在未经有关部门协调一致的情况下，直接报送党委办公室或直接呈递领导阅定；有些内容未经某项工作涉及的主管领导阅知。
    4、传递程序不对。有些部门公文起草、审核、传递中严重违反公文运转程序，领导先签发，出现公文倒流现象，办理质量较差。
    5、纸制文档和电子文档归档不能主动按要求按时存档。
    二、公文排版规格
    1、用纸：（1）党委系统公文一般用b5或a4纸，现在经常用a4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口：（左白边）为：28mm±1mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。（2）公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值为7.5—9.5。（3）多于3页必须用a3幅面，无论a4或a3都必须正反两面印刷。
    2、正文用3号仿宋体字，文中如有小标题用3号黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
    3、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标bl100％，红色油墨应达到色谱所标y80％，m80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
    4、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
    5、字体、字号：标题用二号标宋或新标宋，正文中一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体，三级以下标题和正文用三号仿宋，页码用四号全角楷体阿拉伯数字标识。
    6、附件标注于落款前、正文之后。党的机关公文附件不空行，如：附（黑
    体）:“秘书工作”“秘书工作”××（楷体）。若有多个附件可用阿拉伯数字1、2、3上下排列，附件标识每行后面不能有标点符号，另外，如果所附内容需回行，第二行应与冒号后第一个字符对齐。附件正文要在附件材料左上角用3号黑体顶格标识“附件”二字。
    7、公文中页码距正文7mm，用4号全角楷体阿拉伯数码标识，a4型纸置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。双面印刷时，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页以后的页不标识页码。
    三、党的机关公文与国家行政公文这两种公文的种类与格式有什么异同
    1、用纸格式不统一。按规定，党的机关公文用纸规格既可采用b5型，也可采用国际标准a4型;国家行政机关一般用a4型。但当前党的机关公文普遍采用的是16开型，国家行政机关公文普遍采用的是a4型。
    2、排印字号不统一。党的机关公文使用的字号比较多,有2号、3号、4号、5号字，而行政机关公文除标题外都用3号字。如，党的机关公文发文字号、签发人、印发单位和印发日期用4号字、抄送机关名称用5号字;而行政机关都用3号字。
    3、排印字体不统一。主要是份号、签发人姓名、正文小标题、主题词和主题词目字体不同。如，党的机关公文签发人姓名用仿宋，行政机关公文用楷体；党的机关公文主题词目用书宋体，行政机关公文用小标宋体；党的机关公文正文一级小标题用黑体，二级小标题用楷体，行政机关公文正文小标题用仿宋。
    4、标注位置不统一。党政机关公文一些格式要素标注的位置也不同，最容易使办文人员忽略。党的机关公文不标注保密期限的，密级标注在份号的下方，标注密级期限的，密级二字在首页版心右上角，行政机关公文密级标注在首页版心右上角，右侧标2号五角星与保密期限；党的机关不标注主送机关的公文，主送机关排印在印发传达范围处，行政机关不标注主送机关的公文和主送机关名称首页排不下时，主送机关排在主题词之下，抄送机关之上；党的机关公文附件名称在正文末行之下接着排印，行政机关的公文在正文末行之下空一行排印；党的机关公文抄送两字在左边顶格排印，行政机关的公文抄送两字在左边空一字排印；党的机关公文印发单位与印发日期左右各空半个4号字排印，行政机关的公文印发单位与印发日期左右各空1个3号字排印。
    5、标注方式不统一。党政机关公文格式有些在标注方式和要求上也不统一，最容易让办文人员混淆。如，党的机关公文间接行文均用书名号将其标题全部标出，行政机关公文除法规性文种用书名号外，其余文种均用综合性标题，无标点符号；县级与基层党的机关行文，所有公文均署名，三个以上行政机关联合行文才署名；党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注，行政机关公文用汉字标注；党的机关有特定版头的普发性公文不盖章，行政机关的所有的公文均加盖发文机关的印章；党的机关公文主题词用主题词法标注，一般不超过10个主题词词目，行政机关公文用分类法标注，一般不超过5个主题词词目等等。
    三、公文校对的主要内容
    1、校正与文稿不符的错误内容、不规范的字句等；2、校正颠倒的字、句、行、段及层次不清；3、校正标点、公式等方面的错误；4、校正格式、注文、页码编排等方面的错误；5、校正签批程序；6、校正印制质量。

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