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外贸信函的实例

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例一:    150 kensington road    brooklyn,new york 12②,n.y.③    june 10 1985    例二:    established 1900    telephone:chicago envelope company cable addre    ss:    calumet 4251 2901-2917 indiana avenue envelope chicago    ref.no.  chicago,illinois codes used:    march 16 1982 all codes    rentley’s pre    ferred    注:实例中央上面established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久,可证明公司的信用良好,所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州,芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字(telephone)是电话号码,ref.no(等于correspondence reference no.)是“信件编号”,其用途是便于索引,按此号码可将信件归案存档,因而又可称为“索引号码”。右边的细小字(cable address)电报挂号,用于发收电报。这个公司只有“envelope chicago”二个字就够了,其手续费和电报费均能节省。(codes used)即“使用电讯密码簿”。(all codes,rentlev’s preferred)即“在所有密码簿中,请选用(rentley)密码簿”。    例三:    17.philpot lane,london,e.c.①3,    25 april,1991    写信头还需要注意的一点是,在写日期时,要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日,按英国习惯,应写为“2ndmay,1995”按美国习惯是“may 2,1995”。    (3)收信人名址。与信封上的收信人地址相同,一般写在信纸的左上部,即在寄信日期下隔二行起写。如:    messrs.allen & son(1919)pty,ltd.,    155,flinders lane,    melbourne,    c.①1.    australia    march 16,1991    messrs.smith & james,inc.    500 nort    on bldg.    seattle 4,wash    u.s.a    写收信人地址特别要注意的是,不仅要详细,而且必须按照收信人自身所固定的写法来写,不能随意改变,因为职业、职位不同,以及在不同的国家,其头衔、区域的写法是完全不一样的。    (4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼,相当于中文书信“敬启者”,例如:    dear sir dear sirs,    dear madam,dear ladies,    gentlemen: dear mesdames,    dear sir and madam,ladies and gentlemen:    在不同的信件中,称呼是多种多样的,但最常见的不外是gentlemen(美国式)和dear sirs(英国式)二种。可见,在商贸英文书信的称呼中,由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏,所以一般不再写收信人的姓名,通常就写dear sirs或gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时,才加上人名,如dear mr.small。在这里,dear sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语,是公文中常用的,不宜直译为“亲爱的先生”。另外,由于英、美习惯的不同,还要注意在“dear sirs”之后,通常用“,”号,而美国式“gentlemen”之后,则应用“:”号。    (5)正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“c”,即礼貌(courtesy)、简洁(conciseness)、明了(clarity)、正确(correctness)和完整(completeness),以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写,信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白,以保持书信应有的齐整格式。同时,一封信要按内容分成几段,不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见,商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是,商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求,即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事,不要把几件事放在一信内叙述,以利于所谈事情能及时得到处理。    (6)结束语。是指在正文之后,签名之前所使用的客套用语,一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是:yours truly(你的真诚的),yours sincerely(你的忠诚的)yours faithfully(你的忠实的),等等。    在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中,还可用yours most cordially(你的最真诚的)或yours respectfully(你的恭顺的)等。    (7)签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称,相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中,签名通常要占三至四行,第一行常用作公司名称,全部要用大写;第二行用于个人签字,通常是既有签名,又有打印名,以便易于辨认签名;第三行常用于签名人的头衔。例如:    yours truly,    fidelity trading co.ing.    (签 名)    h.b.haslehurst    general manager    very truly yours,    i.t.inpormation    (签 名)    director h    ose m.net    very truly yours,    united exporters company    (签 名)    max de hes    very truly yours,    lewers & cooke,limited    (签 名)    e.w.twelmeyer    purchasing department    very truly yours,    stern,mcrgenthau     & co.,inc.    (签 名)    edward n.megay    machinery division    在商贸英文书信中,即使是对认识的收信人,也要签上全名,即使信是打印的,也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的,这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。    商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外,有的信还要注明收发信编号,载入特别注意事项,如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等(当然这些都不是必需的,可视情况而定。),都有其固定的位置。如下图:    发文编号    收文编    号    信头    日期    收信人名址    特别指定阅信人    称 呼    书信主题    正 文    结 尾    签 名    附 件


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